Ihr Recht in der Eigentümergemeinschaft — verständlich.

Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem verbindlich entschieden wird. Wer die Fristen kennt, ist nicht ausgeliefert.

Einberufung und Frist. Der Verwalter beruft ein, mindestens einmal jährlich, in Textform mit einer Frist von drei Wochen (§ 24). Die Einladung muss die Tagesordnung benennen: Über nicht angekündigte Gegenstände kann grundsätzlich kein bindender Beschluss gefasst werden. Ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung verlangen.

Beschlussfähigkeit. Seit 2020 gibt es kein Mindestquorum mehr: Jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig. Wer fehlt, entscheidet mit, ohne dabei zu sein — hingehen oder eine Vollmacht erteilen.

Mehrheiten. Der Regelfall ist die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen — seit der Reform auch für bauliche Veränderungen. Qualifizierte Mehrheiten können sich aus der Gemeinschaftsordnung ergeben.

Beschluss-Sammlung. Der Verwalter führt eine Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7) — das fortlaufende Gedächtnis der Gemeinschaft. Wer wissen will, was gilt, schaut hier, nicht in alten Protokollen.

Anfechtung — die Frist, die man kennen muss. Ein rechtswidriger Beschluss ist zunächst wirksam. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats ab Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate begründet werden (§ 45). Die Frist ist scharf: Wer sie versäumt, gegen den gilt der Beschluss, auch wenn er rechtswidrig war. Davon zu unterscheiden ist die Nichtigkeit (etwa bei fehlender Beschlusskompetenz) — sie kann jederzeit geltend gemacht werden.

Der Verwalter führt aus, entscheidet aber nicht das Grundsätzliche — und die Gemeinschaft kann ihn jederzeit abberufen.

Bestellung und Vertrag. Die Bestellung (der organschaftliche Akt) ist vom Verwaltervertrag zu trennen. Bestellt wird für höchstens fünf Jahre. Die Abberufung ist jederzeit möglich (§ 26 Abs. 3); der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Ein starkes Recht: Die Gemeinschaft ist einem schlechten Verwalter nicht auf Jahre ausgeliefert.

Aufgaben (§ 27). Der Verwalter darf Maßnahmen untergeordneter Bedeutung und eilbedürftige Maßnahmen eigenständig treffen. Alles Grundlegende — größere Erhaltung, die Wärmeentscheidung — braucht einen Beschluss der Gemeinschaft.

Transparenzpflichten. Er erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und legt einen Vermögensbericht vor (§ 28 Abs. 4). Er muss Belegeinsicht ermöglichen — verweigerte oder erschwerte Belegeinsicht ist ein deutliches Warnsignal.

Zertifizierter Verwalter (§ 26a). Seit Dezember 2023 besteht grundsätzlich ein Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (Sachkundenachweis per IHK-Prüfung). Ein Verwalter ohne Zertifizierung ist regelmäßig nicht mehr Ausdruck ordnungsmäßiger Verwaltung.

Interessenkonflikt und Doppelrolle (§ 181 BGB, § 9b Abs. 2 WEG). Heikel wird es, wenn der Verwalter zugleich auf der anderen Seite eines Geschäfts steht. § 181 BGB untersagt solches Selbstkontrahieren grundsätzlich; ein Verstoß macht das Geschäft schwebend unwirksam (es kann nachträglich genehmigt werden). Bei Hilfstätigkeiten (etwa Hausmeister, Reinigung) kann die Gemeinschaft den Verwalter per Beschluss von § 181 befreien — Auswahl, Auftrag und Preis bleiben aber Sache der Gemeinschaft. Für Rollen, die unabhängig sein müssen — den öffentlich bestellten Sachverständigen (§ 36 GewO) oder eine unabhängige Bauüberwachung — hilft keine Befreiung: Ihre Neutralitätspflicht lässt sich nicht wegbeschließen (dazu Kapitel 08). Über die eigene Vergütung schließlich kann der Verwalter ohnehin nicht mit sich selbst verhandeln — hier vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG).

Der Beirat unterstützt den Verwalter — und kontrolliert ihn. Seine schärfste Waffe ist die Belegprüfung.

Rolle (§ 29): unterstützen UND überwachen. Der Beirat ist kein Erfüllungsgehilfe der Verwaltung und kein Nebenverwalter, sondern das Kontrollorgan der Eigentümer. Die Überwachungsfunktion ist kein Misstrauensvotum, sondern gute Governance.

Die Kernaufgabe: Rechnungs- und Belegprüfung. Der Beirat prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, bevor die Versammlung darüber beschließt, und gibt eine Stellungnahme ab. Das ist die schärfste Waffe gegen intransparente Verwaltung — nicht lautes Auftreten, sondern belegte Prüfung.

Grenzen — was der Beirat NICHT ist. Er hat kein Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter im laufenden Geschäft und keine Vertretungsmacht für die Gemeinschaft. Er bereitet vor, prüft, empfiehlt, überwacht — die Entscheidung trifft die Gemeinschaft.

Haftung (§ 29 Abs. 3). Übt der Beirat sein Amt unentgeltlich aus, ist seine Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt — ein bewusster Schutz des Ehrenamts. Die verbreitete Angst vor Beiratshaftung ist meist größer als das reale Risiko.

Ob eine Maßnahme bloße Erhaltung oder eine bauliche Veränderung ist, entscheidet über Mehrheit und Kostenverteilung — hier liegt der häufigste Streit.

Erhaltung. Die laufende Erhaltung des Gemeinschaftseigentums ist Pflichtaufgabe; sie wird mit einfacher Mehrheit beschlossen, die Kosten tragen alle nach dem geltenden Verteilerschlüssel. Der Austausch einer defekten Anlage gegen eine gleichwertige ist typischerweise Erhaltung.

Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4). Die Gemeinschaft muss eine angemessene Rücklage ansammeln — die Kriegskasse für künftige Maßnahmen. Eine chronisch unterfinanzierte Rücklage ist ein Governance-Risiko und ein häufiger Prüfpunkt des Beirats; die Anlage muss sicher und getrennt erfolgen.

Woran sich „angemessen" bemisst. Eine feste Höhe nennt das Gesetz nicht. Angemessen ist die Rücklage, wenn sie zum absehbaren Erhaltungsbedarf passt — und der ergibt sich erst aus einer mehrjährigen Erhaltungsplanung. Ohne eine solche Planung ist jede Rücklagenhöhe beliebig. Praktische Anhaltspunkte sind der Bestand je Quadratmeter Wohnfläche und die jährliche Zuführung je Quadratmeter; entscheidend bleibt der Abgleich mit dem, was in den nächsten zehn bis fünfzehn Jahren ansteht. Den Stand zeigt der Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4).

Vergleichsangebote bei Erhaltung. Eine starre Pflicht, vor jeder Erhaltungsmaßnahme mehrere Angebote einzuholen, besteht nach der Rechtsprechung nicht mehr (BGH, 27.03.2026 – V ZR 7/25). Wichtig: Ein von der Gemeinschaft selbst gefasster Beschluss, der Vergleichsangebote ab einer Kostenschwelle verlangt, bleibt davon unberührt und bindet die Verwaltung weiter.

Bauliche Veränderungen (§§ 20, 21). Veränderungen über die bloße Erhaltung hinaus werden seit der Reform mit einfacher Mehrheit beschlossen. Die Kostenfolge ist der Kern:

• Grundsatz: Nur die zustimmenden Eigentümer tragen die Kosten und dürfen die Veränderung nutzen.
• Ausnahme 1: Stimmen mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile zu, tragen alle die Kosten (Grenze: keine unverhältnismäßigen Kosten).
• Ausnahme 2: Amortisiert sich die Maßnahme in angemessener Zeit, tragen ebenfalls alle.

Privilegierte Maßnahmen (§ 20 Abs. 2). Auf Barrierefreiheit, Laden von E-Fahrzeugen, Einbruchschutz und Glasfaseranschluss besteht ein Anspruch auf Gestattung; die Kosten trägt, wer die Maßnahme verlangt. Das „Ob" ist hier weitgehend entschieden, verhandelt wird nur das „Wie".

Einordnung der Wärmeentscheidung. Der Austausch der zentralen Heizung kann Erhaltung, modernisierende Erhaltung oder bauliche Veränderung sein — mit unterschiedlicher Kostenfolge. Diese Einordnung sollte vor dem Beschluss geklärt und im Beschlusstext sauber gefasst werden, sonst droht Anfechtung.

Kosten verteilen sich nach Miteigentumsanteilen — und längst nicht alles lässt sich auf Mieter umlegen. Wer das verwechselt, entscheidet blind.

Die Verteilung in der Gemeinschaft (§ 16 Abs. 2). Kosten werden nach Miteigentumsanteilen getragen, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Seit der Reform kann die Gemeinschaft den Verteilerschlüssel für einzelne Kosten per einfachem Beschluss ändern (§ 16 Abs. 2 S. 2) — ein mächtiges, sorgsam zu nutzendes Werkzeug.

Investition vs. Betriebskosten. Eine Wärmeentscheidung hat zwei Kostenseiten: die einmalige Investition und die laufenden Betriebskosten über zwanzig bis dreißig Jahre. Wer nur auf den Anschaffungspreis schaut, entscheidet blind — oft ist die günstigere Anlage im Einkauf die teurere über den Lebenszyklus.

Warum „das zahlt der Mieter" gefährlich verkürzt ist. In vermieteten Einheiten lassen sich nur bestimmte laufende Betriebskosten über BetrKV und Heizkostenverordnung umlegen. Investitions- und Instandhaltungskosten sind NICHT umlagefähig. Eine Modernisierung kann über eine Modernisierungsmieterhöhung (§ 559 BGB) nur gedeckelt und anteilig weitergegeben werden.

• Selbstnutzende Eigentümer tragen alles selbst — Investition und Betrieb.
• Vermietende Eigentümer können nur einen Teil weiterreichen und tragen den Investitionsanteil selbst.

Das erzeugt unterschiedliche Interessenlagen innerhalb derselben Gemeinschaft. Gute Entscheidungen benennen diesen Unterschied offen, statt ihn zu übergehen — das sorgt für eine tragfähigere Willensbildung.

Eine kompakte Prüfliste. Fehlen mehrere Punkte dauerhaft, ist das kein Komfortproblem, sondern ein Governance-Problem.

• Zertifiziert nach § 26a (oder zulässige Ausnahme) und fachlich einschlägig.
• Neutral — keine verdeckten Eigeninteressen, keine Verquickung mit Anbietern; bei Interessenkonflikten Offenlegung.
• Fristgerechte Ladung (drei Wochen, Textform, vollständige Tagesordnung).
• Transparente Abrechnung — nachvollziehbare Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4), gepflegte Beschluss-Sammlung.
• Belegeinsicht wird aktiv ermöglicht, nicht erschwert — ein freiwilliges Eigentümerportal ersetzt sie nicht (§ 18 Abs. 4 WEG).
• Beschlüsse werden umgesetzt und dokumentiert; Rückmeldung an die Gemeinschaft.
• Erhaltungsrücklage sicher, getrennt, angemessen dotiert.
• Erreichbarkeit und Reaktionszeit in zumutbarem Rahmen.

Fehlen mehrere dieser Punkte dauerhaft, ist das ein legitimer Anlass, über Abberufung (§ 26 Abs. 3) nachzudenken.