Der Preis, über den gesprochen wird, ist selten der Preis, der entscheidet.
Alle paar Jahre steht die Bestellung einer Verwaltung an. In der Praxis läuft der Vergleich fast immer über eine einzige Zahl: die Grundgebühr je Einheit und Monat. Sie ist leicht zu vergleichen — und sie ist die kleinste der drei Kostenebenen, die eine Gemeinschaft tatsächlich trägt.
Die drei Kostenebenen, die eine Gemeinschaft trägt
Nur die erste steht groß im Angebot. Die zweite steht im Kleingedruckten, die dritte in keiner Rechnung — und trotzdem sind es die beiden hinteren, die den Unterschied machen.
Monatlich, planbar, gut vergleichbar. Sie deckt die laufende Verwaltung ab. Marktüblich liegen die Sätze für neue Verträge je nach Anlagengröße in einer Spanne von etwa 30 bis 48 Euro brutto je Einheit und Monat (Verwalterentgeltstudie 2026); kleinere Anlagen liegen dabei deutlich über größeren. Die Grundgebühr ist die Zahl, über die verhandelt wird.
Sie entstehen, wenn etwas passiert: Baumaßnahmen (Regie), Sonderaufgaben nach Stunden, außerordentliche Versammlungen, Eigentümerwechsel, Mahnungen, Online-Teilnahme. Im Angebotsvergleich stehen sie meist im Kleingedruckten — obwohl sie in einem Jahr mit einer größeren Maßnahme die Grundgebühr übersteigen können.
Kein Rechnungsposten, aber real. Werden Beiratssitzungen und die Begleitung der Belegprüfung gesondert berechnet, wird Kontrolle teuer — und findet seltener statt. Liegen Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Niederschriften nicht dauerhaft im Portal, muss man sie beschaffen. Wer neu kauft, kennt die Vorgeschichte dann gar nicht.
Der größte Unterschied: prozentual oder nach Aufwand
Bei Baumaßnahmen berechnen viele Verwaltungen eine „Regie" — einen Prozentsatz der Bausumme, marktüblich in einer Größenordnung von etwa zwei bis fünf Prozent ab einer vertraglich festgelegten Schwelle. Andere rechnen nach Aufwand, also nach Stunden. Solange nichts gebaut wird, macht das keinen Unterschied.
Eine Gemeinschaft mit 20 Einheiten erneuert die Heizung. Bei einer Nettobausumme von 100.000 Euro sind fünf Prozent Regie 5.000 Euro. Eine aufwandsbasierte Abrechnung von etwa 60 Stunden liegt je nach Stundensatz in einer ähnlichen Größenordnung. Verdoppelt sich die Bausumme, verdoppelt sich die prozentuale Regie — der Aufwand in Stunden tut das nicht. Der Unterschied zwischen beiden Modellen wächst also mit der Investitionshöhe.
Zum Vergleich: Zwei Euro Unterschied bei der Grundgebühr machen bei 20 Einheiten rund 480 Euro im Jahr aus. Eine einzige größere Maßnahme kann diese Differenz um ein Vielfaches übersteigen — und in der Wärmewende steht genau diese Maßnahme in vielen Gemeinschaften bevor.
Ein zweiter Punkt, der leicht übersehen wird: Manche Verträge senken die Regie, wenn ein Architekt oder Ingenieur die Maßnahme begleitet — andere nicht. Das ist relevant, weil unabhängige Fachplanung gerade bei einer Wärmeentscheidung sinnvoll ist. Ein Vertrag, der die Regie in diesem Fall nicht reduziert, macht die Fachplanung für die Gemeinschaft teurer.
Zehn Fragen, die in jeden Angebotsvergleich gehören
Zum Mitnehmen in die Beiratssitzung oder die Versammlung. Jede Frage mit einem Satz, warum sie zählt.
- Wie wird bei Baumaßnahmen abgerechnet — prozentual oder nach Aufwand, und ab welcher Summe? Der strukturell größte Unterschied zwischen Angeboten.
- Ändert sich der Satz, wenn ein Architekt oder Ingenieur die Maßnahme begleitet? Entscheidet mit darüber, wie teuer unabhängige Fachplanung für Sie wird.
- Ab welchem Betrag darf die Verwaltung ohne Beschluss beauftragen? Legt fest, wo Ihre Mitsprache beginnt.
- Werden vor einer Vergabe Vergleichsangebote eingeholt und dem Beirat vorgelegt? Ohne Vergleich gibt es keinen Preisdruck.
- Welche Leistungen sind im Grundhonorar enthalten — und welche nicht? Zwei Angebote mit gleicher Grundgebühr können unterschiedlich viel enthalten.
- Werden Beiratssitzungen und die Begleitung der Belegprüfung gesondert berechnet? Kontrolle, die extra kostet, findet seltener statt.
- Wie lange bleiben Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Niederschriften im Portal abrufbar? Wer neu kauft oder etwas nachvollziehen will, braucht die Vorgeschichte.
- Bietet die Verwaltung selbst Leistungen an, die sie der Gemeinschaft in Rechnung stellt — etwa Hausmeisterdienste? Wie werden Interessenkonflikte dann behandelt? Doppelrollen sind zulässig, brauchen aber ein nachvollziehbares Verfahren (§ 181 BGB).
- Wie lang ist die Bestellperiode, und was geschieht am Ende automatisch? Ein Vertrag, der sich selbst verlängert, entkoppelt sich von der Bestellung.
- Was kostet ein Eigentümerwechsel — und wer trägt die Kosten? Trifft Sie erst beim Verkauf, steht aber jetzt im Vertrag.
Wie man Angebote vergleichbar macht
Ein Vergleich wird erst dann zum Kostenvergleich, wenn für alle Anbieter dieselben Annahmen gelten: dieselbe Zahl der Einheiten, dieselbe Beispielmaßnahme, dieselbe Laufzeit. Rechnen Sie für jedes Angebot drei Zahlen aus: die Grundgebühr über die gesamte Bestellperiode, die Honorare für eine typische Maßnahme, und die Kosten der Ereignisse, die in dieser Zeit wahrscheinlich eintreten. Erst diese Summe ist vergleichbar.
Ein Vergleich, der nur Grundgebühren nebeneinanderstellt, ist kein Kostenvergleich, sondern ein Preisschild.
Was das Gesetz vorgibt
- Bestelldauer: höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
- Abberufung: die Bestellung kann jederzeit widerrufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
- Vertretung gegenüber dem Verwalter: in eigener Sache vertritt nicht der Verwalter die Gemeinschaft — dafür handelt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).
- Beirat: unterstützt und überwacht die Verwaltung, prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 29 Abs. 2 WEG).
- Transparenz: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht (§ 28 WEG); Einsichtsrecht jedes Eigentümers (§ 18 Abs. 4 WEG).
- Maßstab jeder Entscheidung: ordnungsmäßige Verwaltung (§ 19 WEG). Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 26a WEG) entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Paragrafen sind zur eigenen Prüfung verlinkt; für einen konkreten Vertrag ist die anwaltliche Prüfung maßgeblich. Genannte Preisspannen sind veröffentlichte Marktwerte, keine Angebote.